Las empresas, como las personas, necesitan mantenerse “fit”.

Empecemos por definir qué es un proceso: dicho de la manera más simple, es el conjunto de pasos que determinamos son necesarios para llegar a un objetivo. Para que los procesos sean óptimos, generalmente priorizamos, eliminamos, ordenamos, combinamos y simplificamos los pasos. De esta manera, un proceso es un aliado en nuestra labor diaria para llevarnos con éxito a cumplir nuestras metas. Sin embargo, a veces percibimos que los procesos son una carga burocrática y no una herramienta que facilita y mejora nuestras labores.

Para aproximarnos a los procesos de manera correcta y que nos ayuden a mantenernos “fit” laboralmente, es necesario considerar que hay procesos que son relevantes y otros que no lo son.

¿Cuándo es un proceso relevante para una organización?

• Si queremos ser competitivos.

 Según Harvard Business Review, el proceso es relevante para ser consistentes y confiables en nuestros productos y servicios. Eso no significa que todos los procesos deban ser actualizados continuamente: hay que enfocarse en los puntos estratégicos en los que hacemos contacto con el cliente, y atender los procesos que hacen posible que nuestra entrega sea impecable.

• Cuando la innovación es vital para nuestro éxito.

Los procesos son mejor recibidos por los colaboradores que trabajan en manufactura, finanzas y operaciones, ya que enfatizan consistencia, confiabilidad y eficiencia, características indispensables para llegar a resultados en estas áreas. Por el contrario, las personas en ventas y en marketing, así como en servicio al cliente, que llevan a cabo tareas que privilegian las relaciones sociales, no abrazan los procesos con tanto entusiasmo.

Sin embargo, involucrar a todos los departamentos de una organización en procesos que tienen que ver con innovación, ayudan a generar una cultura creativa entre todos los colaboradores, ya que proveen directrices claras. Empresas con un alto contenido de innovación, como Dupont y Pixar, han establecido procesos creativos y colaborativos de innovación con excelentes resultados.

• Para darle organización y orden al cambio continuo

En sectores muy dinámicos, el cambio y la transformación son requisitos indispensables. Adaptarse a ellos no siempre es fácil. De acuerdo a un estudio de McKinsey, en este tipo de entornos es crítico para mandos medios poder ejercer control sobre determinadas tareas, así como llegar a metas a mitad del camino y medir el éxito de la contribución de sus equipos. Para ello, los procesos claros, medibles y adaptables son una gran herramienta.

Los procesos son centrales para la gestión de calidad y mejora continua. 

¿Por qué no atreverse a utilizar procesos para ser competitivos, innovadores y adaptarnos al cambio continuo?